業務管理・生産管理システムの開発や導入で大失敗しない方法

こんにちは 株式会社プロビデンスの近藤です。

今回は、管理システムの開発についてのお話をしていきます。

管理システムの開発や導入後の最大の不幸とは?

時間とお金をかけてつくった管理システムの最悪な状況とは
どんな状態なのか?わかりますか??

バグやトラブルだらけで 全然まともに動かない状態???

違います!!

障害やトラブルは時間をかければどうになります。

では、どんな状態が最悪な状態だと思いますか??

それは、

トラブルも障害もなくちゃんと動く管理システムにも関わらず

誰にも使ってもらえることなく、忘れ去られる状態です。

「まさか、わざわざつくったものをそんなことにしているなんて・・・」

・・・と思う方、いらっしゃると思いますが

実際に こういうケースてよくあるんですよ。

ただ こういう使われない管理システムは、その会社の黒歴史のようなものなので
なかなか表面には出てきません。

こんな話をどこから聞いたか?

同業の人からそういう話は流れてくるんですよ

せっかくつくった管理システムをお蔵入りさせないようにするためのヒントを書いていきたいと思いますので
参考にして頂ければ嬉しいです。

管理システムとは?

IOTなどの流れから 業務の効率化やコストダウンを目的とした
顧客管理、商品管理、販売管理 生産管理、営業管理・・・などの業務管理システムです。

管理システムの導入・開発方法は??

細かいことは抜きにして、管理システムは下記の2つに分類されます。

①AWSやKintoneなどのクラウド系のシステム管理ツールで導入する方法

IT特定事業者に管理システムを依頼するとほとんどクラウドベースのこれになると思います。。

導入するメリット

初期費用や導入コストが安い
必要な設備や機能があらかじめ揃っている
短期間で導入することができる

導入のデメリット

思ったよりも拡張性や汎用性がない
カスタマイズ(改造)などが場合によってできなかったり、
管理システムが現場の運用や実務にそぐわないケースもある
パッケージ化されているので全く必要でない機能もあり、操作方法に迷うことがる

②自分の会社の業務フローに沿ってオリジナルで0から開発する方法(フルスクラッチ)

一昔前までは、管理システムの開発や構築はこの方法しかありませんでした。

導入するメリット

管理システムが現場の運用や実務にあったものをつくりやすい
無駄な機能などがない
拡張性や汎用性があり、中長期的に使い続けることができる

導入のデメリット

設備も含め初期費用が高くなる
開発に時間がかかる
セキュリティや保守も含め自分達で行う必要がある

管理システムの導入・開発の登場人物の紹介

一番 スタンダードな登場人物です。

開発会社の登場人物

システム会社の営業担当:【シ・営】
システム会社の開発担当:【シ・開】

開発依頼をした会社(クライアント)の登場人物

クライアントの責任者(決済権者):【ク・決】
クライアントの現場責任者:【ク・責】
クライアントの現場運用者←実際に管理システムを使う人:【ク・運】

管理システムの導入・開発からリリースまでのおおまかな流れ

①要求仕様の作成

簡単に説明すると
管理システムをどういう風につくって欲しいか?をまとめた資料を制作します。

【ク・決】【ク・責】の人達が行いますが、
場合によっては、このメンバーに【シ・営】が加わることもあります。

②要件定義書の作成

①の要求仕様をベースに具体的にどのような管理システムにするのかをまとめた資料を作成します。

【シ・営】【シ・開】の人達が行います。

③要件定義

【シ・営】【シ・開】がつくった要件定義書を 【ク・決】【ク・責】 に説明し、
彼らが求めている管理システムになっているかどうか?を確認します。

④管理システムの開発開始

要件定義が終わり、見積もり金額が承認された後、管理システムの開発や制作作業がはじまります。
クラウド系管理システムの場合は、主に設定作業です。

⑤デバッグという名のテスト確認作業

開発や制作作業の終盤に差し掛かると、

【ク・責】【ク・運】 の人達が

管理システムのテストを行います。

納品やリリースまでの間 バグやシステムエラーなどの修正を行います。

⑥納品、リリース

デバッグ作業が完了し、修正や改修が完了すると 管理システムの納品、リリース完了になります。

ここまでの流れの中で、大きな問題とかありましたか?

なぜ、せっかくつくった管理システムが使われない状態になるのか?

せっかくつくったり、導入した管理システムがどうして使われない状態でお蔵入りになるのか?わかりますか?

使われない管理システム=使えない管理システム

使えない管理システムと判断するのは?

クライアントの現場運用者←実際に管理システムを使う人:【ク・運】の人達です。

では、前述した大まかな流れの中で

開発したり導入した管理システムを管理システムを使う人:【ク・運】の人達が
触ることができるのは、

⑤デバッグという名のテスト確認作業

・・・開発や導入の終盤の工程なのです。

これから作業が効率的に簡単にできるようになる

・・・と思って触ってみたら

全然違う!!

・・・という状態に

このような状態になったらどうすればいいか?

①現場の実運用の作業フローや工程を徹底的に洗い出す

管理システムを使う人:【ク・運】の人達に協力して頂き
徹底的にヒアリング

「この作業ってなんでやっているの?」

ざっくばらんにいろいろと聞きまくってください。

部外者からは、単純作業に見えても、現場の人にとっては

とても重要な作業

だった・・・ということがあったりします。

②管理システムと現場の実運用のフローや工程を比較し、ギャップを洗い出す

管理システムを使う人:【ク・運】の人達が

管理システムが使えない・・・と言っている理由が見えてきます。

③管理システムの改修と現場の運用フローの見直し

管理システムを使う人:【ク・運】の人達にキチンと使って
いただくために

現場の運用フローの見直しや管理システムの仕様変更を検討していきます。

場合によっては現場の方々に協力を依頼する場合もあります。

残念な管理システムをつくらない為の3つのこと

1)考え方やコンセプト

管理システムの開発や導入の考え方は2つしかありません。

①現場の運用フローをベースに管理システムを設計する

②管理システムに併せて現場の運用フローを変更する

どちらを選択するかで 管理システムにどのような機能が必要なのか?が変わってきます。

2)現場とのコミュニケーションや情報共有

残念な管理システムができる要因の一つとして

開発会社とのやりとりの窓口になる

クライアントの現場責任者:【ク・責】が

クライアントの現場運用者←実際に管理システムを使う人:【ク・運】

・・・と全く 情報共有や確認をせずに突っ走り
現場の状況をほとんど知らずに管理システムをつくってしまうというケースです。

現場が使う管理システムをつくる・・・ということが最大の目的であるので
多少面倒であっても疎かにせずに

現場とのコミュニケーションや情報共有をキチンと行うことが重要

です。

3)外部の開発会社にマル投げしない

システムとか苦手な人だと

「すべて、お任せします!!」

・ ・・と言いたくなりますよね??

しかし、

彼らはシステムのプロではありますが、

「あなたの会社のことや業務のことは全くわからない」

・・・ということを理解して お任せします! と言うべきかどうかを考えてみてください。

最後までお付き合い頂き、ありがとうございます。

もし、管理システムを・・・とお考えの方や管理ステムの開発や導入でお困りの方
いらっしゃいましたら 下記よりご連絡ください。